「プロフェッショナル・メンバーズ」では、メンバーズグループで活躍するプロフェッショナルな社員を紹介しています。今回はバックオフィスで社内の環境整備を主導し、昨年度の年間表彰でベストコーポレートプロデューサー賞MVPを受賞した総務グループの谷山 佳子にインタビューを行いました。(社内報MEMBUZZ2018年8月号より。内容は取材時点のものです。)

普段の業務と、社内で進んでいるフリーアドレス化について教えて下さい。

総務グループでは法務、労務、オフィスファシリティ、情報セキュリティ、総務庶務の5つの業務を担当しています。各分野にメイン担当がいますが、私は各担当の全体的なサポートと新規プロジェクト等が開始した際の推進を主に担っています。
フリーアドレスについては、従業員数の急激な増加や毎年発生する組織変更等に伴い、当社も試してみようとなったことがきっかけです。やってみないと何も分からないため、まずはバックオフィス(以下BO)からフリーアドレスを導入し、その後東京本社や都内サテライトオフィスなどの執務スペースにも導入していきました。導入するにあたり、他の企業やデザイン会社に見学に行ったりして、ハード面とソフト面の両面で参考にさせていただきました。

遂行する上で困難だったことはありましたか。

全社的に、「全社員で教育に力を入れていく」という取り組みや「ピラミッド型ではなく円の組織で、業務も行っていく」という方針を掲げていた当時、フリーアドレスにすると新しく入社した人の名前をなかなか覚えられなかったり、離れた席になるとチームの会話が聞こえなかったりするとの声もあり、フリーアドレスに対して否定的な声もありました。BOで導入した時は最初から全員バラバラで座っていたことや小さな部屋だったこともあり、さほど支障はありませんでした。
ただ、現場だとチームで固まっていないと業務に支障をきたすため、ギャップを感じたことも事実です。しかし、フリーアドレスへの変更時に各部門の担当者にも協力していただき、繁忙期を避け影響の少ない時期にレイアウト変更や、想定される質問や不具合にはできるだけ対処できるよう準備を進めました。都内サテライトオフィス開設時は開設までの日が無く、かなり力技で準備も完全とは言えないものでしたが、担当部門の組織・臨機応変な対応にとても助けられました。
次の東京本社のフリーアドレス化では、都内サテライトオフィス開設時に対応が不足していたことを教訓に準備を整え、初日を落ち着いて迎えられたことはチームの自信に繋がったと思います。

やり遂げた時の達成感や感想について教えて下さい。

皆さんからは、レイアウトが変わって綺麗になったという声を多くいただきます。しかしフリーアドレスのルール決めなど改善が必要な点は多々あるため、プロジェクトが終わったという感覚はなく、今後も継続的に対応していきたいと思います。

生産性向上の施策でRPAの活用を積極的に行ったと伺いましたが、どういった内容でしょうか。

一番は、業務システム間のデータ反映を手作業からRPAへ転換したことです。毎日手作業でデータを作成し、取り込みまで2時間かかっていたのですが、RPAを導入したことにより5分でできるようになりました。
最初は生産性向上委員会から声を掛けていただき、シナリオは総務で作成し、実際のシステムを組む所は生産性向上委員会のメンバーが作って下さりました。とても大変だった作業がこんな簡単かつ正確できるようになった驚きと、その時間を別の業務に充てられることを実感しました。RPAを導入したことで1か月で100時間くらいの工数が減り、作業も属人化しないのでとても良い取り組みだと思いました。

勤怠システムのリプレイスも新たな取り組みでしたね。

メンバーズに入社した当初から、勤怠システムを変えたいと思っていました。色々な勤怠システムをテスト導入するという工程を、現在の勤怠システム含め6社ほど繰り返し、ようやく決まりました。
最優先させたのは「マニュアルを見ずに感覚的に使えるもの」という点です。マニュアルを準備しつつも、それを現場の方々が毎回見るのも大変だと思いました。画面を見て、「ここを押せばできそう」と思えるくらい、シンプルで分かりやすいものという視点で選びました。
一般的には、勤怠システムのリプレイスは、半年から1年はかけて行うものなのですが、今回の期間は導入までなんと1か月半!(笑)。とりあえずやってみる、という雰囲気の中、初の機能変更ということもあり、毎日がギリギリの状況でした。
リリース後も、何か不具合が起きるのではないかと不安を感じていましたが、いざ始まってみると、大きなトラブルもなく、皆さんにも抵抗なく使っていただけたのかなと感じています。
ツールを活用することで現場の方々の工数を減らすのがこのリプレイスの目的だったため、打刻修正や休暇の変更など、今までワークフローでの申請も必要だった部分を現在の勤怠システムだけで完結できるようにしたことは、工数削減の一助になれたのではないかと思います。

今後の目標は何でしょうか。

総務から現場へのアナウンスを分かり易くしたいですね。
制度や機能について、マニュアルはあるものの、ありすぎて埋もれてしまい、聞きたいことがわからない状況を、botやポータルサイトなどを活用して解消していきたいです。これまで問い合わせ対応やルーチンにお互いに追われていた時間を、社内の仕組みや仕掛けを考えて提案する方に活用できればと考えています。

社員の皆さんへ一言お願いします。

今後も攻めと守りの総務グループでありたいと思っています。
時には厳しく、時には優しく、今後もメンバーズの皆さんと一緒により良い会社にしていきたいと思いますので、一緒に協力していきましょう。よろしくお願いいたします。

お気に入り

銭湯
たまには足を伸ばして大きなお風呂に入りたい。街の銭湯も好きですが、おふろの王様と池袋のタイムズスパが定番です。ぐーたら過ごすだけで疲れがリセットできます。総務の藤生さんに教えてもらった大磯プリンスの岩盤浴はかなりの穴場(夏以外)。変化球なら直島の銭湯でゾウと共に。
 
 
旅行
年に1回、リフレッシュで海外旅行へ。
そのために仕事を1年間頑張ります。1番好きなのはパリ!今年はスリランカかメキシコを狙っています。飛行機に乗るだけでテンションがあがります。
 
 
 

食べ物で1番好きなのは、小学生の頃からずっと焼肉。良いことがあった時、疲れた時、辛い時、物事の節目には必ず焼肉があります。
おススメのお店は田町の『ホルモンまさる』。
 
 
 

同僚からのメッセージ

  • 経営企画室 米澤 真弥
    谷山さんの長所は、攻守のバランスのとれているところだと思っています。バックオフィスの社員は攻守どちらかに振れてしまう人が多い中、全体を見て業務を進めているところは見習わなきゃなと思います。
    今後、会社をさらに発展させていくためには不可欠な人材だと思いますので、バックオフィス全員で一つになってがんばっていきましょう!

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    LP室 早川 智子
    地方拠点含めた現場のニーズを常にキャッチアップしようとしている姿勢と、失敗を恐れず新しい取り組みにチャレンジし続ける攻めの姿勢がとても頼もしさを感じます。「メンバーズグループが大きく拡大成長していくことができるのは、谷山さんがいるからこそ!」といっても過言ではないほど。これからもよろしくね!

  • CSO室 奥村 愛美
    多方面からの依頼に対応、プロジェクトを推進する様子をそばで見ていて、どうしてこなせるのかと、不思議に思っています。実は二人いるのかもしれません。皆さまからの信頼も厚い谷山さんですが、母親のような、ある時は昭和のおやじのような情にも厚い人柄で、私も虜の一人です!

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    BU4-AS1U 中尾 知加
    困ったことがあると、まずは谷山さんに相談すれば、広い視野と知識で常に解決まで導いてもらえる安心感があるため、いつも頼ってばかりです。どんなに大変な仕事でも、一つずつ丁寧に取り組む姿は見習うべきところだなと思います。これからもみんなの頼れる存在でいてください。